25-ти май, 2017 г., гр. София, ТСА:

ТСА удължава срока за кандидатстване за позицията „Административен асистент“ до 10-ти юни 2017г.

*******

7-ми април, 2017 г., гр. София, ТСА

ТСА търси да наемe Административен асистент . Административният асистент е пряко подчинен на Офис мениджъра на Фондацията и сътрудничи с Програмния координатор на проект, по който се осигурява достъп до обучение по английски език за младежи в неравностойно положение.  Позицията е на пълен работен ден.

Отговорности

Административният асистент ще подпомага Офис мениджъра, като  изпълнява задачи, свързани с организацията на работа в офиса, а през останалите 50 % от времето ще помага на Програмния координатор с изпълнението на административни задачи за осъществяване на проект „Код Успех“ – обучение по английски за младежи в неравностойно положение. Това включва:

  • Офис администрация:
    • Подпомага управлението на офис помещенията и оборудването
    • Организира срещи, конференции, визити, пътувания, тиймбилдинг и други събития
    • Подпомага организирането доставките за офиса – преговаря и сключва договори с доставчиците на услуги и материали
    • Подпомага и наблюдава за спазването на здравната политика и политика за безопасност на работното място на фондацията
    • Води дневник за пътуване на служебния автомобил, дневник за отпуските на екипа и офис календар
    • Управлява поддръжката и почистването на офис помещенията
    • Посреща и настанява външни посетители в офиса
    • Подпомага логистиката и пощенските услуги на Фондацията
    • Приема и разпределя обаждания на офисния телефон
  • Административни дейности по проект „Код Успех“ – обучение по английски за младежи в неравностойно положение:
    • Организира папки и документация, свързани с проекта (електронно и на хартиен носител)
    • Подготвя (създава, събира, сканира и запазва) документи
    • Поддържа/обновява база данни с индикатори по проекта, редовно събира и въвежда информация в предназначената за това система
    • Поддържа база данни с участници в проекта
  • Административни дейности при осъществяване на проекта:
    • Подпомага логистиката и организацията на дейностите по проекта, което включва планиране и насрочване на срещи с различни страни
    • Комуникира с помощниците на учителя, работещи по проекта и подпомага тяхната координация:
      • предимно във връзка с участие на учениците в езиковите занятия, проследявайки отсъствия и причини за това, провеждането на родителски срещи, информационни срещи и други събития
    • Комуникира с учителите по английски език, работещи по проекта и подпомага тяхната координация:
      • предимно във връзка с документацията, включваща планирането и насрочването на уроци
    • Осъществява мониторинг и наблюдение на работата и ефективното ползване на онлайн системата, през която се осъществяват езиковите уроци по проекта, като обръща внимание на препоръките за подобрение и елиминиране на проблеми в системата.
    • Осъществява контакт и подпомага координацията с партньори и грантополучатели по проекта
    • Подпомага провеждането и организирането на езикови лагери и обучения

Квалификация и опит

Кандидатите трябва да имат бакалавърска степен или да са студенти последна година в университет. Нужно е да притежават следни умения и компетенции:

Умения

  • Организираност и внимание към детайлите
  • Умения за общуване с хора и изслушване, способност за взаимодействие с различни личности
  • Проактивност, инициативност и способност да се работи по заданията
  • Умения за управление на времето – да може да планира и отделя достатъчно време за изпълнението на задачите
  • Умения за работа в екип
  • Да може да взема решения и да разрешава проблеми – да предлага работни решения
  • Да може да преговаря, да говори уверено пред външни доставчици на услуги и материали
  • Гъвкавост
  • Ориентиран към резултата и постигане на цели
  • Готовност за оказване на помощ
  • Да може да спазва крайни срокове

Компетенции

Отлично използване на Microsoft Office пакет, включващ: Excel, Word, and Outlook

Познания за работа с бази данни се счита за предимство

Отлично владеене на английски език – писмено и говоримо

 Други

  • Задължително е умението за работа в кратки срокове и за спазване на крайни срокове.
  • Уважително и положително отношение към целевата група, с която Фондацията работи
  • Находчивост: умение за бърза преценка на ситуацията и адаптиране според ситуацията търсене на решения на възникнали проблеми
  • Умения за самостоятелна работа и като част от екип
  • Безспорна етика и личен интегритет

Компенсации и възнаграждение

Предлагаме възнаграждение, което е съизмеримо с опита. Това е позиция на пълен работен ден.

Заинтересуваните кандидати могат да подадат автобиография и мотивационно писмо до 14-ти април, 2017 г., по ел.поща: NTzeneva(at)tsa-bulgaria.org